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# Tips pour des réunions efficaces!
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Elaboré à partir d'une présentation faite par J Pradel, basée à son tour sur le [MOOC Gestion de Projet de l'École Centrale Lille](https://mooc.gestiondeprojet.pm/)
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## Retours d'expériences
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- En général: ce qu'on pense des réunions
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- Trop de réunions / Pas efficaces / Trop longues
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- Pas de sorties concrètes, pas productives: nouvelles réunions
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- Rôles de chacun: est-ce que c'est utile pour moi, pourquoi?
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- Manque de disponibilité, manque de participation/retours
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- Manque de préparation, pas de décisions claires
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- Objectif pas clair, CR peu informatif (informations partagées, décisions prises, actions)
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- Flou autour des règles de validation / de prise de décision
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- Risques / Conséquences : Perte de temps, Lassitude, Démotivation, Désengagement, Tensions, Conflits
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- Quelques fondamentaux
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- Une réunion, ça coûte cher! 2h/13 pers → 26h salaire, \~3js
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- Une bonne réunion: ça se prépare, et ça prend du temps!
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- Des bonnes pratiques: préparation, animation, CR et suivi
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- Des outils: CR de Réunion, Plan d'action, matrices resp.
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- __Un petit investissement au départ qui vaut le coût!__
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- Bénéfices : Efficacité, Mobilisation, Dynamique de groupe, Résultats
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## Quelques bonnes pratiques à garder en tête
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__AVANT la réunion: Préparer!__
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- __Objectif__ clair et préparation de l'__ordre du jour__ envoyé à l'avance. → Chacun sait pourquoi il est là.
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- S'assurer que les participants savent ce qu'ils ont à préparer (pre-work)
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- Savoir __qui participera__ → ajuster l'animation / ODJ... voire annuler
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- Le groupe sera-t-il assez important pour prendre des décisions?
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- Les personnes « clefs » peuvent-elles participer?
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- Demander aux __personnes qui ne peuvent pas participer__ de vous en informer
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- Fixer une durée de réunion compatible avec le type de discussion et le nb de sujets à traiter
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- Organiser – salle, lien, prise de contact avec les personnes, rappels, ...
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- Le nec plus ultra: __commencer à préparer le CR__ (structure et infos disponibles)
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__OPTIMISATION DU TEMPS DE TOUS PENDANT LA REUNION__
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## Des évidences pour certains... mais peu mis en pratique
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__PENDANT la réunion__
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- Identifier __secrétaire__ et __gardien du temps__
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- __Rappels__ des objectifs, partage d'info utiles avec le groupe (excusés, ...), tour de table éventuellement, en visio: s'assurer que tout le monde entend bien et est entendu, ...
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- __Validation de l'ODJ__, ajustement ordre / priorité des points
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- __Animation et gestion du temps__: traiter tous les sujets importants, cadrer les échanges
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- __Circulation de la parole__
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- Consultation des avis de tous, vérifier qu'il y a bien consensus si décision, s'assurer qu'il n'y a pas d'opposition (risque de conflit)
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- Demander régulièrement s'il y a des questions
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- __Prise de notes sur le modèle de CR__ directement (gain de temps/efficacité)
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- Pour les décisions / infos importantes: __récapituler__ ou partage écran
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__A la fin__
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- __Récapituler__ les informations importantes
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- Traduire les CCL en __plan d'action__: qui doit faire quoi pour quand...
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- __Prochaine Réunion__ – date (et objectif)
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## Le plus important, ce qui restera après la réunion
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__APRES la réunion__
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- Finaliser le CR de Réunion et l'envoyer idéalement __dans les 48h__
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- Compléter le __Plan d'Action__ si besoin
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- Demander de __valider le CR__ aux participants et prendre en compte les modifs/remarques
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- __Règle de validation explicite__: délais pour les retours, considéré validé si pas de retour avants XX.
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- Demander aux personnes absentes d'en prendre connaissance et réagir éventuellement
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__DIVERS__
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- Les CR de réunion = __mémoire collective__, permet de revenir sur des choses concrètes et actées par le groupe et d'avancer
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- Eviter des modifications (changements de dates/heures sauf cas de force majeure, pas de modification a postériori des CR, ...)
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## Un bon Compte-Rendu
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(inspiré du modèle MOOC Gestion de projet, les fondamentaux)
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- Permettre à ceux qui étaient là de valider/compléter.
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- Ceux qui n’étaient pas là: prennent connaissance, posent des questions, partagent, ... |
